Manual Organizacional en una empresa familiar

Las empresas familiares son parte esencial de la economía nacional, fuente de empleo para los miembros de una o varias familias, sin embargo algunas veces pueden no caracterizarse por contar con una buena organización y control de en sus actividades, es aquí donde el manual organizacional juega un rol importante; ¿Que es un manual organizacional? es un documento en el cual se define la estructura jerárquica de una empresa, indica las funciones específicas por área, trabajador y la autoridad de cada cargo, ¿Qué importancia tiene para una empresa familiar? al buscar que cada integrante identifique de forma precisa y clara sus funciones y área a la que corresponde, se evitan conflictos internos presentes y futuros que puedan llegar a afectar tanto el ambiente organizacional como poner en riesgo o afectar la generación de los recursos en la empresa. 

Un manual organizacional integra políticas internas propias del negocio, la presentación del organigrama, señalado los niveles jerárquico y las funciones a cargo de cada integrante, para evitar que ciertas decisiones o actividades sean ejercidas por personal no adecuado; con un manual organización se asignan responsabilidades especificas a cada empleado, esto para una familiar que trabaja junta, previene conflictos de interés por el parentesco, evitando que algunos miembros asuman una mayor participación en temas específicos para los cuales no se encuentran plenamente capacitados, por el hecho de mantener un lazo sanguíneo, y dando claridad a los empleados sobre la estructura de la empresa donde laboran, la facultad de un jefe directo por área, previniendo la duplicidad de mandos, con diferentes órdenes para un mismo fin.

En una organización conformada por familiares, es común que se trabaje con cierta confianza, puesto que no se estima el mismo riesgo de ser sancionado o despedido por cometer errores graves que afecten la operación o las finanzas del negocio. Al momento de gestionar las actividades y repartir los niveles de toma de decisiones, se puede ver viciado por la cercanía y parentesco más que por los conocimientos y experiencia de la persona, por lo que un manual organizacional establece de forma objetiva e imparcial los perfiles a considerar más adecuados para cada cargo y nivel de responsabilidad, por lo que la empresa se coordina de una mejor manera.

La empresa familiar frecuentemente cuenta con un espíritu emprendedor amplio, ya que los integrantes son conscientes del aporte para el bien común y que posicionar el negocio, significa progreso familiar, sin embargo a medida que obtienen un grado de crecimiento, requieren de la implementación de controles propios de una empresa normal o mayores para reducir los riesgos de cercanía, con un cambio generacional el negocio puede quedar en manos apropiadas o derrochadoras, que al no contar con los candados apropiados para la toma de decisiones, puede llevar a la decadencia del negocio, a la pérdida de empleos y del legado del trabajo familiar.

Pasar de un negocio familiar a una empresa organizada brinda mayor garantía para que con el tiempo, el capital se mantenga y multiplique. Si un integrante de la familia aunque con buenas intenciones se involucra demasiado en un área para la cual no cuenta con la experiencia y conocimientos necesarias, donde no existen controles adecuados para delimitar la autoridad, los efectos que puede generar una toma de decisiones errónea, podría poner en riesgo la estabilidad de la empresa; es aquí donde el manual organizacional y las políticas definidas tienen relevancia, la existencia de un lineamiento documentado delimita la autoridad de cada cargo, promoviendo que las decisiones según el nivel de importancia sean tomadas por el rol más adecuado y bajo condiciones establecidas por la experiencia de sus antecesores y de asesores en el tema.

Definir las reglas del juego, reduce disputas, con reglas claras es menos probables que los conflictos empresariales se conviertan en conflictos familiares, se establecen controles para una administración adecuada. Para que el manual organizacional ejerza la relevancia propia, ningún miembro debe distorsionar su nivel jerárquico, la equidad e igualdad entre los trabajadores, promueve el trabajo en equipo, evitando “favoritismo” o dadivas no justificadas, manteniendo el orden en la empresa, bajo una estructura definida y estable que reduzca los conflictos internos. 

Sin duda el manual organizacional es una herramienta de control esencial en una empresa familiar, la definición de los niveles jerárquicos y responsabilidades permite que cada integrante se apropie de su trabajo, evite excusas en otros, obteniendo un mejor ambiente y ritmo de trabajo, impulsando a que el negocio familiar pueda llegar a ser una gran empresa, si la organización familiar desde el principio asigna roles y autoridad a cada integrante, sumado a que estas se documentan para evitar el acomodo de las reglas de juego, el ambiente laboral será claro, cada integrante sabe el campo de acción hasta donde tiene permitido llegar y el área donde no debe involucrarse o tomar decisiones definitivas, con una dinámica de trabajo establecida la empresa puede ser más eficiente y obtener mejores resultados.